Groupe d'utilisateurs de Logiciels Libres de Toulouse
Promouvoir, développer et démocratiser les Logiciels Libres en Midi-Pyrénées

Réunions

Réunion bilan 8 décembre

copié collé du framapad : http://lite3.framapad.org/p/cdl2013-debrief

présents : Antoine L. (alub), Aymeric P. (APLU), Guillaume G., Fabien A. (id2ndr), Julien O. (Cozo), Emmanuelle H. (numahell), Lionel P. (lionel), Régis M. (draco)

Comm' interne

  • inscription sur la liste capitole du libre : pas toujours fait par les bénévoles
  • faire passer des mails régulièrement sur toulibre-orga pour transmettre l'information

discussion ubuntu-fr

  • changement de bureau cette année, changement pour nous aussi
  • des bénévoles ubuntu-fr de paris sont intéressés pour participer à l'orga ou faire un retour d'expérience pour les événements locaux
  • pas d'adhésion

Réseau

  • prévenir les orateurs et le public des limitations réseaux (ports et débit)
  • en filaire normalement pas de portail captif : mais en fait il semble qu'il y en ait un, avec temps limité
    • en filaire c'est du gigaBit
    • proxy transparent ?
  • wifi limité en débit, en nb d'P
  • réfléchir à améliorer le réseau wifi

Affiches

  • ont été imprimées : 700 A4, 160 A3,
  • reste environ 400 A4
  • reste
  • mais il reste peut-être des affiches à l'utopia

Communication

  • twitter pas tellement finalement
  • mettre plus d'infos sur le site, date de publication du programme, date de publication des vidéos
  • site: CMS + éditable par plusieurs personnes pour les contribs
  • articles par des orateurs ?

live stream ?

  • live sur 1 track ?
  • réseau : en upload on a du gigabit, donc ce n'est pas limité
  • risque de s'embêter pour peu de personnes, sachant que c'est déjà enregistré
  • demande de l'orga en amont

micros pour les questions : ça peut se louer

Événements hébergés

  • 4 événements c'était le max, en terme de place et de salles
  • l'année prochaine : limiter par défaut à 3, voir au cas par cas si des événements sont plus petits

Manquait une présentation sur linux en général

Sécurité

  • préparer l'année prochaine pour le SSIAP
  • infirmerie prête pour cette année, voir avec l'asso de Christophe pour un poste de secours

Stands

  • science anim': bon retour, le dimanche un peu isolé
  • dans les couloirs on peut éventuellement mettre des panneaux avec de l'affichage et des expos
  • mezzanine : stands de démo dans la salle install party ou lan party, mettre des stands sur la mezzanine
  • limiter le nombre de stands : pas plus que cette année
  • imprimantes 3D : très bonne disposition des tables
  • FMR ? permet d'être en direct et d'interviewer
  • manquait de machines : besoin de 8 machine pour lan party + démos
  • postes démo

Install party

  • souplesse ok
  • ouverture au public à 10h30, mais des gens sont arrivés avant
  • refaire une checklist
  • on a eu plus d'installs que l'année précédente, donc moins d'installeurs prévus cette année
  • place installeurs en attente, car ça n'était pas visible
  • besoin d'une personne pour accueilir les gens, au moins en volant
  • référents installs en démo
  • peut-être prévoir de faire 2 installations en parallèle
  • prévoir d'avoir des bénévoles en backup si afflux
  • finalement, pas utile pour un questionnaire et demande beaucoup de taf : plus utile de communiquer sur possibilités de trouver de l'aide (toulibre, forum ubuntu-fr)
  • comptabiliser les installs et dépannage (régis pense que chaque installeur a fait au moins 4 installs chacun, pour 10 installeurs : 40 à 50 installs dans le week-end)
    • faire une feuille par installeur : install ou dépannage, quelle distro, …)
  • réu de briefing pour les installeurs
    • par mail auss
  • au moins 2 référents install party
  • prévoir de quoi fabriquer des clés USB

boutique

  • xavier a tout bien classé au départ
  • feuilles de décompte
  • préciser de ne pas garder des goodies non payés
  • prix peut-être à redéfinir avant l'événement, en fonction de la part pour le Capitole du Libre (1€ pour les assos, 3€ pour le CDL)
  • arch linux a bien marché

Ubuntu ?

  • dans l'année : propose une rencontre du mercredi : quelle distro pour le grand public ? démo, discussions, trolls : TODO
  • faire une iso “Ubuntulibre”, sans amazon, avec plusieurs environnement graphique

Programme

  • date de publication très attendue
  • communiquer plus sur chaque orateur
  • utiliser plus linuxfr pour communiquer
  • inscription ateliers
  • communiquer sur le programme dès qu'on a des infos
  • 1 personne pour gérer la comm' '(community manager)
  • prévoir un comité défini et identifié

orga / partenaires

  • faire en amont les contacts
  • identifier les référents et les organisateurs assez tôt dans l'orga

sponsors

  • à commencer très tôt dans l'orga

Logistique matériel

  • louer aux services techniques de Toulouse métropole

Logistique manger

  • les fritons on adore
  • apéro dinatoire au foyer, avec les fritons et charcuterie en plus grande quantité / + un autre fournisseur à voir / articipation libre et nécessaire
    • prendre contact avec le foy'
  • repas samedi midi bien,
    • gérer le flux des bénévoles pour éviter d'avoir des bénévoles qui n'ont pu arriver que vers 14h car les premiers étaient encore là
  • repas gestion à peu près ok
  • repas dimanche midi
    • logistique disposition des ok
    • qté de pizza un peu limité: on n'a pas demandé de qté précise au pizzaïolo
    • les gens ont compris que c'était surtout un repas pour faciliter et pas un service organisé
  • faire un article sur le blog sur les fournisseurs (touthankamion, …)
  • être plus formel sur les deadline pour les listings des repas pour les événements hébergés

Ouverture et fermeture des portes à gérer au niveau horaire

régisseur plus en amont

Réunion bénévoles 14/11

déroulement du week-end

  • Samedi
    • ouverture public 10h30
    • conf clôture 19h
    • apéritif 20h
    • repas offert aux bénévoles / orateurs / sponsors / stand
    • fermeture et rangement du foyer
  • dimanche
    • arrivée public 9h30
    • repas à partir 11h30 → 14h
    • fin ateliers 17h puis rangement
  • présentation des postes et des créneaux
  • tableau planning

Questions !

inscription

  • ne partez pas sans des affiches !
  • visite rapide des locaux ?

Réunion 29 octobre

Liste des intervenants / bénévoles

logistique prises N7 → fabien

Orga stands / démo

Laurent et Yoann sur cette action

C102 :

  • imprimantes 3D
  • LAN Party

C101 :

  • Install party
  • démo et initiation sur les stands démo

Démo :

  • Culte / opensuse
  • doudou
  • ubuntu

Sponsors OR → Manue passe les contacts à Laurent (d'ici jeudi)

  • stands sponsor Or : dans le hall
  • stands assos : hall ou mezzanine

panneaux expo pour les stands :

  • Yoann demande à mairie Tournefeuille
  • planet science en a → Laurent peut leur demander

Expo photos libres

  • mezzanine, couloirs réu : besoin de 8 panneaux

Orga repas

  • samedi midi : seulement bénévoles et orateurs
    • Laurent demande devis au Bois & Charbon traiteur
  • apéro M. Espagnac → Julien le contacte. Pour info, Bois&Charbons a une chambre froide et Laurent peut leur demander
  • samedi soir : bénévoles, orateurs et sponsors
  • dimanche midi : bénévoles, orateurs, sponsors et public (le public paye)

Deadline pour les inscription aux repas : 13/11

  • bénévoles : liste en cours
  • sponsors → Laurent
  • orateurs + bénévoles
    • du CDL
    • akademy-fr : quasi prêt
    • franceJS
    • lua wshop : quasi prêt
    • openstack : en cours → christophe

mail à tous avec deadline → manue

Installation

vendredi soir : 18h30, avant pour mettre les affiches dans les couloirs

  • stands
  • affichage
  • branchements
  • aménagement des salles ?

le samedi matin il reste peu de choses à faire

hébergements

  • Guillaume demande si l'hébergement chez l'habitant ok
  • appel à hebergeurs → Jean-Nicolas

mail aux orateurs pour le prog en ligne → Guillaume

Communication

Campagne d'affichage

  • Fabien organise une campagne le WE précédent
  • affiches / flyers à fournir
  • dépôt à l'Utopia Toulouse ? → Aymeric contacte rodolphe
  • la Cantine → Laurent contacte Thomas Pédeaussot

Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7Lionel pour demander l'amphi ?

Check avec Alub si matos pour captation vidéo ok

Question radio : manue voit avec Alexandre, recouper avec Laurent pour les contacts

réunion 3 octobre

Besoins en salles

franceJS : samedi 1 salle dimanche 2 salles ?

lua 1 amphi sam et dim

openstack 2 salles le samedi ? 1 salle le dimanche

akademy-fr 1 salle samedi et dimanche

linuxedu 1 salle samedi

Défraiement

chaque événement avance les frais, Fabien s'occupe du CDL

Utilisation de l'outil de Marc pour déposer les feuilles de paye.

Logement

hôtel : Raphael demande à Kyriel

repas midi et soir

midi : camion ou pique-nique ?

plutôt pique-nique, camion si les gens ne vont pas faire la queue au camion.

estimation nb de personnes à faire

repas samedi soir

traiteur

liste samedi soir :

  • akademy-fr ce soir environ 10
  • lua : bénévoles + orateurs environ 15
  • franceJS : nb fin du mois environ 15-20
  • openstack : ?
  • cdl 40-50 bénévoles, ? orateurs

liste et nb d'ici fin 20 octobre

Conférences

ateliers

  • faire en décalé
  • durées différentes

repas servi à partir 11h30

équipe bénévoles: 5 personnes x 2 équipes

Badges

pybadge, voir avec thomas

Réunion 5 septembre

Présents : Guillaume Gasnier, Kevin Kin-Foo (Lua), Fabien Adam, Régis Maura (ubuntu-fr), Jean-Nicolas (Akademy-fr), Bruno Coudoin, Julien Ortet, Emmanuelle Helly, Thomas Petazzonni, Alexandre Lahaye, Apelete, Christophe Sauthier (open stack), Lionel Porcheron (N7), Philippe Martorell

Sponsors

Déjà 3 sponsors Or : Kdab, Sierra Wireless et Makina Corpus. Dossier sponsoring complété avec les informations openstack, bientôt en ligne.

TODO :

  • démarcher les sponsors de l'année passée : Xavier Besnard ?
  • démarcher des sponsors reliés à toulouseJS / LUA / OpenStack / Akademy-fr : chaque référent des événements

Programme

Confs et ateliers

Du retard pris pour l'appel à conf', un mois d'août vide au niveau orga : on a que peu de conférences côté Capitole du Libre. Une dizaine de propositions déjà envoyées, quasiment toutes très intéressantes.

Besoin d'informations sur les événements connexes

TODO :

  • accepter d'ores et déjà les conf' et ateliers qui sont bien :
  • communiquer sur les conf' et ateliers avant la deadline : Emmanuelle
  • faire le point sur le programme pour chaque événements connexes : référents des connexes

Espace démo

plusieurs propositions :

Question de la place à l'N7 pour l'espace démo, plusieurs idées:

  • déplacer la boutique et la buvette de l'entrée
  • déplacer l'expo libre vers l'entrée des amphis
  • utiliser une des salles à côté de la mezzanine : mais le problème c'est la visibilité. Y mettre aussi la boutique et la buvette : mais c'est mieux dans le hall du bas quand même
  • attention: gérer 2 buvette ça risque d'être compliqué surtout si on n'a pas assez de bénévoles
  • utiliser l'amphi du rdc pour le multimedia (rien à voir avec l'espace démo mais on en a parlé)

TODO

  • contacter FMR : Bruno
  • trouver une solution pour l'emplacement des stands
  • faire le point sur les salles nécessaire pour chaque événement connexe : référents des connexes

Logistique

Repas du samedi soir : devis en cours, serait salade gerçoise + cassoulet + dessert

To be continued demain :-)

réunion 4 juin

Événements

Toulouse js luascript akademy-fr openstack

toulouse JS

conf ateliers quelques sujets prévus à l'avance et barcamp ateliers: 3 salles ? 2 possibles, 3 à voir intérêt : avoir une base d'orga veut rester intégré au capitole du libre reste dans le technique

dossier sponelsor : alex et manu pour mi-juin deadline sponsor : début octobre

Com'

fin juin pour l'affiche mettre en avant le côté grand public ajouter un élément qui rappelle l'informatique, genre une tablette mot-clé Alex de pixopat ?

mi-juin : com' institutionnelle (tisseo, mairie toulouse, toulouse métropole) août : magazine de presse (linux mag, clutch)

plateau télé ? FMR

Orga des événements

utiliser Lanyd

fédérer les inscription (event brite par exemple) trouver un moyen d'agréger les inscriptions

début septempbre

Contenu

publier appel à conf mi-juin, avec deadline fin août contacter gens qui nous intéresse

conf le dimanche ? ateliers techniques étaient pleins, pas ateliers grand public lightning talks le matin ?

commencer le samedi à 10h, permettre de terminer plus tôt

Logistique

avoir un prix mi-septembre plat légumes, dessert, boisson

orga bénévoles prévoir une équipe qui ferment la salle du foyer, pas les mêmes du matin

prévoir un point de chute : connexion ? bar de la lune ? petit london ? plan avec les bars autour de l'N7

repas : gratuit pour les bénévoles étudiants, prix réduit pour les autres ?

repas samedi midi : camion ? vu que les tracks commenceraient le matin on garde l'idée des sandwiches pour les bénévoles